Polityka Prywatności

1. Administrator Danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Canbi sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Samotna 4, 61-441 Poznań, Polska.

Kontakt: privacy@canbi.pl

2. Zbierane Informacje

Możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres e-mail)
• Dane kontaktowe (numer telefonu, adres korespondencyjny)
• Dane firmy (nazwa firmy, VAT ID / Tax ID)
• Dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory urządzeń)
• Dane dotyczące użytkowania (sposób korzystania z usług, logi systemowe)
• Dane marketingowe (preferencje komunikacyjne, historia zgód)
• Dane finansowe i transakcyjne (w przypadku płatnych usług – dane rachunkowe i fakturowe)

3. Dane Zbierane w Formularzu Zgłoszeniowym

W formularzu zgłoszenia zainteresowania korzystaniem z Remanently zbieramy następujące dane:

• imię,
• nazwisko,
• firmowy adres e-mail,
• nazwa firmy,
• VAT ID / Tax ID,
• numer telefonu.

Wraz ze zgłoszeniem rejestrujemy również informacje pozwalające wykazać dokonanie akceptacji Regulaminu oraz zapoznanie się z Polityką Prywatności: identyfikator zgłoszenia, datę i dokładny czas dokonania tych czynności, oznaczenie wersji Regulaminu oraz wersji Polityki Prywatności, a także adres IP, z którego zgłoszenie zostało przesłane. Dane te przetwarzamy w celu wykazania faktu i zakresu akceptacji Regulaminu oraz wersji Polityki Prywatności udostępnionej osobie dokonującej zgłoszenia.

Dane przekazane przez formularz mogą być przetwarzane w celu:

• obsługi zgłoszenia,
• identyfikacji i weryfikacji firmy,
• kontaktu ze zgłaszającym,
• ustalenia potrzeb organizacji,
• przygotowania i uruchomienia odpowiedniego dostępu do Remanently,
• przedstawienia oferty dotyczącej usług Remanently, jeżeli jest to związane ze zgłoszeniem.

Dane firmy mogą być weryfikowane i uzupełniane na podstawie VAT ID / Tax ID w publicznie dostępnych rejestrach przedsiębiorców.

Obowiązkowy checkbox przy formularzu dotyczy wyłącznie akceptacji Regulaminu oraz potwierdzenia zapoznania się z Polityką Prywatności i nie stanowi zgody marketingowej.

Przesłanie formularza nie powoduje automatycznego utworzenia konta ani rozpoczęcia płatnej subskrypcji.

4. Cele Przetwarzania

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• obsługi zgłoszenia zainteresowania korzystaniem z Remanently,
• kontaktu ze zgłaszającym w związku z przesłanym formularzem,
• identyfikacji i weryfikacji firmy,
• ustalenia potrzeb organizacji oraz przygotowania odpowiedniego zakresu dostępu do Platformy,
• przygotowania i przedstawienia oferty dotyczącej usług Remanently,
• utworzenia i obsługi Konta po podjęciu decyzji o udostępnieniu dostępu,
• wykonania zawartej umowy i świadczenia Usług,
• zapewnienia wsparcia technicznego oraz bezpieczeństwa Platformy,
• prowadzenia rozliczeń i księgowości,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• wykazania faktu oraz zakresu akceptacji Regulaminu i zapoznania się z Polityką Prywatności,
• analizy sposobu korzystania z Platformy oraz poprawy jakości Usług,
• prowadzenia działań marketingowych lub przesyłania informacji handlowych wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna do takiej komunikacji.

5. Podstawy Prawne

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z art. 6 RODO, w szczególności na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo do wykonania zawartej umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności zapewnienia bezpieczeństwa Platformy, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, wykazania dokonanej akceptacji dokumentów oraz rozwoju i poprawy jakości Usług,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

Przesłanie formularza zgłoszeniowego oraz kontakt Administratora bezpośrednio związany z obsługą tego zgłoszenia nie są uzależnione od udzielenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych lub innych treści marketingowych.

6. Odbiorcy Danych i Podmioty Przetwarzające

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności i świadczeniu Usług, w szczególności:

• dostawcom infrastruktury IT, hostingu i usług chmurowych,
• dostawcom poczty elektronicznej, komunikacji i systemów obsługi klienta,
• dostawcom systemów analitycznych i bezpieczeństwa,
• podmiotom księgowym, prawnym i doradczym,
• dostawcom usług płatniczych, jeżeli jest to wymagane w związku z płatnymi Usługami,
• organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Jeżeli dany podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora, przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych lub innej wymaganej podstawy prawnej.

Niektórzy odbiorcy danych mogą działać jako odrębni administratorzy danych, jeżeli wynika to z charakteru świadczonych przez nich usług lub obowiązujących przepisów prawa.

7. Transfer Danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą w określonych przypadkach być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych dostawców i mechanizmów transferu mogą zostać udostępnione na żądanie.

8. Pliki Cookies i Technologie Śledzące

Serwis Remanently może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania z serwisu,
• prowadzenia działań marketingowych i pomiaru ich skuteczności, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies, dostawców oraz możliwości zarządzania zgodami znajdują się w Polityce Cookies oraz w narzędziu do zarządzania zgodami dostępnym w serwisie.

9. Okres Przechowywania

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz okresów przedawnienia roszczeń.

W szczególności:

• dane związane ze zgłoszeniem oraz negocjacjami przed zawarciem umowy mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia oraz przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
• dane związane z realizacją umowy są przechowywane przez okres jej obowiązywania oraz przez wymagany prawem okres po jej zakończeniu,
• dane księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów,
• dane dotyczące akceptacji Regulaminu i wersji dokumentów mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykazania warunków, na jakich świadczone były Usługi,
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania,
• logi techniczne i dane bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Platformy oraz analizy incydentów.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają przetwarzane wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

10. Prawa Osób, których Dane Dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania,
• usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

W celu realizacji praw prosimy o kontakt na adres: privacy@canbi.pl.

Odpowiedzi udzielimy nie później niż w ciągu 30 dni.

11. Prawo do Skargi

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

12. Zabezpieczenia

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych, ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz aktualnie wykorzystywanej infrastruktury technicznej.

Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty, które potrzebują takiego dostępu w celu realizacji powierzonych im zadań.

13. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt: